Als ondernemer wil je natuurlijk alleen samenwerken met betrouwbare leveranciers. Maar hoe zorg je ervoor dat de claims die zij maken ook daadwerkelijk kloppen? Het antwoord is due diligence, oftewel zorgvuldigheidsonderzoek. In deze blog leggen we uit wat dit precies inhoudt en geven we tips om dit effectief toe te passen in de praktijk.
Wat is due diligence?
Due diligence is een proces waarbij je als ondernemer de betrouwbaarheid en integriteit van een potentiële leverancier onderzoekt voordat je besluit om met hen in zee te gaan. Het gaat hierbij niet alleen om het controleren van financiële informatie, maar ook om het beoordelen van de reputatie en naleving van wet- en regelgeving.
Waarom is due diligence belangrijk?
Het uitvoeren van due diligence is van groot belang voor het succes en de reputatie van je bedrijf. Door zorgvuldig onderzoek te doen naar potentiële leveranciers voorkom je namelijk dat je samenwerkt met partijen die niet aan jouw kwaliteitseisen voldoen, frauduleus zijn of zich niet aan de wet houden. Dit kan leiden tot financiële schade, imagoschade en zelfs juridische problemen.
Daarnaast is het ook een verplichting vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). Door een due diligence-proces te doorlopen, voldoe je aan de eisen van deze wet en voorkom je eventuele boetes of sancties.
Hoe voer je een due diligence-onderzoek uit?
Een due diligence-onderzoek bestaat uit verschillende stappen die je kunt volgen om de betrouwbaarheid van een leverancier te beoordelen. Hieronder bespreken we de belangrijkste stappen.
1. Controleer de financiële gezondheid
Het is belangrijk om te weten of een leverancier financieel gezond is en aan zijn verplichtingen kan voldoen. Vraag daarom om financiële rapporten en bekijk deze aandachtig. Hieruit kun je onder andere afleiden of de onderneming winstgevend is en of er sprake is van eventuele schulden.
2. Onderzoek de reputatie
Een goede reputatie is essentieel voor een betrouwbare leverancier. Doe daarom onderzoek naar de reputatie van de leverancier door bijvoorbeeld online reviews te lezen en referenties op te vragen. Ook kun je de KvK raadplegen om te zien of er eventuele klachten of faillissementen zijn geweest.
3. Controleer de naleving van wet- en regelgeving
Het is belangrijk om te onderzoeken of de leverancier zich aan de wet- en regelgeving houdt. Zo voorkom je dat je samenwerkt met een partij die bijvoorbeeld betrokken is geweest bij fraude of andere illegale praktijken. Vraag daarom om relevante vergunningen en certificaten en ga na of deze geldig zijn.
4. Voer een sanctielijst check uit
Het is verstandig om een sanctielijst check uit te voeren om te voorkomen dat je samenwerkt met partijen die op internationale sanctielijsten staan. Deze lijsten bevatten personen en organisaties die verdacht worden van betrokkenheid bij terroristische activiteiten, witwassen of andere illegale praktijken.
5. Plan een bezoek aan de leverancier
Als laatste stap is het aan te raden om een bezoek te plannen bij de leverancier. Zo krijg je een goed beeld van de bedrijfsvoering en kun je eventuele vermoedens of twijfels bespreken. Tijdens dit bezoek kun je ook controleren of de werkwijze van de leverancier overeenkomt met de informatie die je hebt ontvangen.
4 Tips voor een effectieve due diligence-proces
Om een effectieve due diligence-proces te doorlopen, geven we je nog een aantal tips die je kunt toepassen in de praktijk.
1. Maak afspraken in contracten
Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt met leveranciers over het naleven van wet- en regelgeving en het verstrekken van accurate informatie. Deze afspraken kun je vastleggen in contracten, zodat je hier later op terug kunt vallen.
2. Werk samen met experts
Als je zelf niet voldoende kennis hebt van due diligence-processen, schakel dan experts in. Zij kunnen je helpen bij het opstellen van een effectief onderzoek en het interpreteren van de resultaten.
3. Blijf alert
Een due diligence-proces hoeft niet eenmalig te zijn. Het is belangrijk om regelmatig updates te krijgen van de leverancier en eventuele veranderingen in de situatie goed in de gaten te houden.
4. Maak gebruik van digitale tools
Het uitvoeren van een due diligence-onderzoek kan veel tijd en moeite kosten. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook digitale tools beschikbaar die het proces efficiënter en makkelijker maken. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van databases met informatie over bedrijven.
Veelgestelde vragen
1. Wat is het doel van due diligence?
Het doel van due diligence is om de betrouwbaarheid van een potentiële leverancier te beoordelen en eventuele risico’s op financieel, reputatie- en wet- en regelgevingsgebied te identificeren.
2. Is due diligence verplicht?
Ja, het uitvoeren van due diligence is verplicht vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft).
3. Zijn er digitale tools beschikbaar voor het uitvoeren van een due diligence?
Ja, er zijn verschillende digitale tools beschikbaar die het due diligence-proces efficienter en makkelijker maken.
4. Welke stappen zijn belangrijk bij het uitvoeren van een due diligence-onderzoek?
De belangrijkste stappen bij het uitvoeren van een due diligence-onderzoek zijn het controleren van de financiële gezondheid, onderzoek doen naar de reputatie, controleren van de naleving van wet- en regelgeving, uitvoeren van een sanctielijst check en het plannen van een bezoek aan de leverancier.